Etapas de fazer uma ligação telefônica comercial

Embora seja mais conveniente entrar em contato com alguém usando uma tecnologia mais moderna, como e-mail ou mensagens de texto, o telefone ainda é um meio de comunicação mais pessoal. Embora a outra parte não possa ver seu rosto, sua voz ainda pode transmitir um senso de profissionalismo e autoridade. Para ajudá-lo a tornar possível a ligação comercial mais eficaz, seguir alguns passos básicos pode ser útil.

Preparar

Tome um momento para se preparar antes de pegar o telefone. Anote os pontos-chave que você precisa cobrir durante a conversa, bem como quaisquer perguntas que precisar fazer. Isso também servirá como um esboço para ajudar a orientá-lo durante a ligação, mantendo o controle da conversa. Se possível, esteja perto de um computador com conexão à Internet para acessar o site da sua empresa ou localizar informações rapidamente.

Se identifique

Sempre se identifique com a pessoa que atende o telefone. Para soar o mais profissional possível, forneça seu nome e sobrenome, assim como seu título, se aplicável. Se a sua ligação for demorada e você perceber que a pessoa que está ligando está pressionada pelo tempo ou distraída, tente definir um horário melhor para ligar de volta.

Identifique o objetivo

Você pode trocar gentilezas, como um breve "Como você está hoje?", Mas não se envolva em uma conversa prolongada sobre esportes ou o clima, pois isso pode servir como uma distração do propósito de sua ligação. Indique o objetivo de maneira educada e direta, como "Recebi seu e-mail esta manhã e estou ligando para o acompanhamento".

Tome tempo para ouvir

Embora você possa ter a intenção de atingir o objetivo de sua ligação, assegure-se de ter uma conversa em frente e verso. Dê tempo à outra parte para responder aos seus pontos e faça perguntas que eles possam ter. Tenha cuidado para não interromper, a menos que descubra que a outra parte está se afastando do assunto em questão. Se isso ocorrer, interrompa educadamente dizendo: "Desculpe interromper, mas outra pergunta surgiu em minha mente e quero perguntar antes que eu esqueça".

Rever chamada

Antes de desligar, analise o que foi realizado durante a ligação com a outra parte e certifique-se de que ambos concordam com o que deve acontecer a seguir. Se houver necessidade de comunicação adicional, configure um dia e horário específicos para uma ligação telefônica de acompanhamento ou outro método de comunicação, como e-mail. Sempre faça parte de uma nota agradável, mesmo que o resultado final da ligação seja que uma relação comercial não ocorra ou continue no momento. Você pode querer revisitar o relacionamento em algum momento no futuro.

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